Muster Spesenreglement

Besonders bei leitenden Angestellten und Aussendienstmitarbeitern entstehen im Rahmen ihrer geschäftlichen Tätigkeit vermehrt Auslagen für Repräsentation sowie Akquisition und Pflege von Kundenbeziehungen. Das Spesenreglement regelt das Anrecht auf Rückvergütung der Ausgaben, definiert aber auch Umfang, Zweck und Höhe.

Da die Belege für Repräsentations- und für Bagatellspesen teilweise nur unter schwierigen Bedingungen zu beschaffen sind, wird im Spesenreglement für leitende Angestellte oft eine jährliche Pauschalentschädigung vorgesehen. Mit der Pauschalentschädigung sind sämtliche Kleinausgaben bis zur Höhe von CHF 50 pro Ereignis abgegolten. Dabei gilt jede Ausgabe als einzelnes Ereignis. Verschiedene zeitlich gestaffelte Ausgaben können somit auch dann nicht zusammengezählt werden, wenn sie im Rahmen eines einzigen Geschäftsauftrages erfolgen. Empfänger von Pauschalspesen können diese Kleinausgaben bis CHF 50 nicht effektiv geltend machen.

In diesem professionellen Muster für ein Spesenreglement sind alle wesentlichen Punkte geregelt:

• Genehmigung von Geschäftsreisen
• Wahl des Verkehrsmittels
• Reisedokumente
• Reisevorschüsse
• Unterkunftskosten/Hotel-Extras/Verpflegungskosten
• Verpflegung mit Gästen
• Geschenke an Mitarbeiter
• Spesenabrechnung/-auszahlung
• Geschäftsreisen in Begleitung von Familienmitgliedern
• Versicherungen/Versicherungsschutz bei vorübergehender Auslandstätigkeit